Desenvolver um fluxo de trabalho eficiente, que potencialize os resultados da empresa e minimize os custos, é um dos desafios de muitos gestores. O workflow, nomenclatura em inglês para o termo, está no centro da discussão nos dias de hoje, pois já foi evidenciado que é melhor, para uma organização, ter um fluxo de trabalho imperfeito do que não o ter.

Isso está relacionado, inclusive, à retenção de mão de obra, sobretudo de profissionais mais qualificados. Isso porque há casos em que o problema não é o colaborador, mas, sim, a ausência de um fluxo de trabalho claro. Assim, não adianta realizar um processo dispendioso de substituição de pessoal, pois o problema continuará existindo. Se não há um plano de ação para se chegar ao resultado desejado, dificilmente algum profissional conseguirá executar a tarefa de forma eficiente e eficaz.

Se você ocupa — ou deseja ocupar — um cargo de gestão, precisa conhecer as questões relativas ao fluxo de trabalho e, por meio disso, maximizar os lucros e minimizar os custos de sua empresa. Para ajudá-lo nessa missão, elaboramos este artigo. Continue a leitura e aprenda a estruturar um fluxo de trabalho realmente eficiente. Confira!

Identifique a situação atual da empresa

Para começar a estruturar um fluxo de trabalho eficiente para sua empresa, é preciso saber a atual situação em que ela se encontra. Para isso, faça uma análise detalhada de tudo o que vocês fazem e reúna a maior quantidade de dados possível.

Considere os produtos e serviços que disponibilizam, o atendimento ao cliente, o suporte interno, o nível de satisfação dos clientes, a taxa de rejeição, o número e a qualidade das reclamações, a rentabilidade dos investimentos, os lucros, os custos, o tempo de produção, enfim, obtenha o máximo de informação possível.

Nessa etapa, também será importante considerar os recursos disponíveis para a execução das tarefas do seu negócio. Aqui, estamos nos referindo tanto a seus colaboradores quanto à tecnologia disponibilizada a eles, já que o desempenho está intimamente relacionado ao uso dessas.

Com esses dados reunidos, parta para identificar os pontos críticos da empresa e analisar os processos em que eles acontecem. Com isso, você poderá identificar o fluxo de trabalho dessas áreas deficitárias e ter a oportunidade de implementar ações como as que proporemos a seguir. Vale a pena também se debruçar sobre os setores da empresa que se destacam pela eficiência. Assim, você já terá casos de sucesso internos para estudar e replicar.

Esquematize os fluxos de trabalho atuais

Você já identificou a situação atual dos processos de sua empresa, assim como os pontos críticos. A próxima etapa, portanto, é documentar o que já se tem em prática na empresa. Será preciso, então, esquematizar os processos atuais de seu negócio.

Pode ser que você conclua que isso não tem sido aplicado em sua empresa e que as tarefas são feitas em um fluxo, aparentemente, aleatório por seus colaboradores. Isso é um dado importante que você deve registrar e tentar identificar, da forma mais fidedigna possível, como tem sido o workflow.

Para isso, será preciso que você entenda como uma tarefa se inicia e se encerra em determinada área. Por exemplo, tomemos como base que sua empresa tenha um setor de marketing, responsável pelas peças de endomarketing. Nesse caso, você precisará entender e registrar tudo o que ocorre no departamento desde que uma campanha é solicitada até sua divulgação nos e-mails dos colaboradores.

Só assim será possível identificar pontos críticos e eliminar gargalos no fluxo de trabalho. Além do mais, com o processo registrado, é possível que ele seja replicado e escalável, o que é importante ao se pensar em produtividade e lucratividade.

Envolva os gestores no planejamento

Depois de toda a análise feita, você já tem tudo de que precisa a fim de elaborar um fluxo de trabalho eficiente para sua empresa. Mas não se engane: mudar nem sempre é fácil e, para isso, toda a ajuda será importante.

Que tal convocar a equipe de gestão para ajudá-lo com o planejamento e a implementação do fluxo de trabalho que você está estruturando? Eles são fundamentais nesse momento, afinal são os times deles que sofrerão mudanças de rotina.

Uma vantagem é que os gestores, por conviverem diretamente com suas equipes, podem indicar os melhores colaborares para cada tarefa, de forma a garantir a otimização das atividades. Além disso, com a adesão dos gestores na implementação e na continuidade do fluxo de trabalho, o sucesso dessa estratégia tem chances ser muito mais rápido.

Faça da tecnologia mais uma aliada

Parte significativa da rotina de uma empresa pode ser, pelo menos, otimizada pela tecnologia. Portanto, invista nos recursos certos para que isso impacte positivamente na gestão de seus projetos e, consequentemente, no fluxo de trabalho que você está organizando.

Há vários softwares de gestão de projetos e organização de tarefas que podem ser utilizados a fim de estruturar a rotina de seu negócio. Com eles, atividades monótonas e demoradas para o ser humano são feitas rapidamente, como a organização de agenda, principalmente quando é necessário encontrar horários comuns entre colaboradores para reuniões, por exemplo.

A tecnologia também pode ajudar em outro fator fundamental para o sucesso de uma boa gestão de trabalho: a comunicação. Por meio de softwares que indicam o status de cada etapa do processo, por exemplo, todo o time fica a par do que cada um está fazendo. Isso evita retrabalho e que tarefas sejam feitas mais de uma vez, por diferentes colaboradores. Além disso, investir no uso de softwares mensageiros pode ajudar a não acontecer ruídos na comunicação entre membros da equipe.

Prepare e envolva a equipe na elaboração do fluxo de trabalho

A implementação de um novo fluxo de trabalho não depende apenas de um bom plano e da colaboração dos gestores. Sem o engajamento dos colaboradores, nada feito. Para que tudo dê certo em sua empresa, não se esqueça de envolver os funcionários no processo de mudança, afinal de contas, eles serão os executores do seu plano de trabalho.

Por isso, ofereça os treinamentos necessários para que as tarefas sejam bem-realizadas, principalmente sobre as novas ferramentas que serão utilizadas. Invista na formação continuada de seus colaboradores e cultive o hábito de fazê-los perceber a necessidade das boas práticas que estão sendo incorporadas na empresa. Assim, será mais fácil implementar e manter um novo fluxo de trabalho.

Monitore e aprimore constantemente o workflow

A implementação do fluxo de trabalho não é a etapa final do processo. Ele deve ser constantemente monitorado para garantir sucesso e bons resultados ao seu negócio.

Dessa forma, é importante acompanhar continuamente os pontos altos e baixos, identificar gargalos, registros e ajustes no processo. Tenha em mente que o workflow é um trabalho de aprimoramento constante para que sua empresa possa sempre ter os melhores resultados.

Agora que você já sabe como estruturar um fluxo de trabalho realmente eficiente, não deixe de investir na sua formação para estar à frente quando o assunto é gestão. E para ter acesso a mais informações, siga nossos perfis nas redes sociais: estamos no Facebook, Instagram, LinkedIn e YouTube!