O cotidiano no mundo moderno e globalizado em que vivemos tem se tornado cada vez mais agitado. Além disso, temos que lidar com um número de atividades e informações que não para de crescer. 

No ambiente de trabalho, isso não é diferente. Não são raras as vezes em que somos solicitados, enquanto profissionais, a assumir novas tarefas e atribuições. Ou seja, mais responsabilidades e obrigações a serem cumpridas em um espaço de tempo restrito.

Em um mercado de trabalho competitivo, quem não sabe lidar com as questões de otimização e gestão de tempo está praticamente fadado ao insucesso. Para não correr esse risco, saber como fazer uma gestão de tempo eficiente é fundamental.

Se você se preocupa com o seu futuro profissional, busca sucesso e estabilidade na carreira e considera que uma boa gestão de tempo é fundamental no ambiente de trabalho, temos uma boa notícia: este artigo foi feito especialmente para você.

Listamos uma série de dicas para uma gestão de tempo efetiva, mostrando todos os detalhes e explicando por que esse tipo de gerenciamento precisa ser feito. Confira!

Motivações e benefícios de fazer a gestão de tempo

Fazer uma boa gestão de tempo é praticamente uma obrigação no ambiente de trabalho, afinal, é por meio dela que podemos alcançar resultados mais efetivos.

E os benefícios não param por aí: melhoria da qualidade do trabalho executado e tempo livre para novos projetos são outros exemplo de impactos positivos para a produtividade e eficiência no ambiente de trabalho.

Em resumo: o gerenciamento do tempo é praticamente uma obrigação para o profissional que quer se destacar na carreira.

Maneiras eficientes de gerenciar o tempo

Agora que você já sabe a importância de fazer a gestão do tempo no ambiente de trabalho e os benefícios que ela traz à vida profissional, chegou a hora de partir para a parte prática.

A seguir, vamos mostrar o passo a passo ideal para que você faça uma gestão de tempo impecável. Confira!

Liste suas tarefas

A primeira providência que você precisa tomar para começar a organizar o seu tempo é conhecer, precisamente, quais são as suas atribuições básicas, ou seja, elencar cada uma das atividades que fazem parte da sua rotina de trabalho.

Pode parecer um pouco óbvio, mas acredite: isso o ajudará a ter uma visão ampla da quantidade e do tipo de tarefas que são de sua responsabilidade.

É bem verdade que vez ou outra surgem algumas atividades extras ou tarefas não previstas. Mas, de modo geral, costumamos ter uma rotina no trabalho.

Por isso, a primeira dica que podemos dar é: faça um roteiro. Veja nossa sugestão:

  • liste claramente cada uma de suas atribuições;
  • faça esse levantamento uma vez por dia ou por semana; isso lhe dará uma visão geral de tudo o que será necessário fazer ao longo de seus dias de trabalho.

Priorize o que é importante

Tendo em mãos a listagem detalhada de tarefas a desempenhar (no período de tempo delimitado por você — dia ou semana), chegou a hora de priorizar.

Há algumas atividades que não podem ser deixadas para depois, sob pena de descumprir prazos. Outras tarefas não precisam de tanta pressa assim. Logicamente, as tarefas mais urgentes devem ser assinaladas como prioritárias.

Para lhe ajudar com isso, aqui vão algumas dicas:

  • crie um código (de cores ou símbolos): isso facilitará a visualização. Assim, toda vez que você olhar a sua listinha, vai enxergar mais facilmente as tarefas que são mais importantes, deixando as outras para depois;
  • ordene as tarefas pela codificação: depois de criar o seu código de prioridades, o ideal é organizar as tarefas de acordo com a ordem (da mais importante para a menos importante). Isso também facilitará o seu trabalho e ajudará a diferenciar as tarefas segundo suas prioridades.

Delegue sempre que possível

Agora que você já fez a hierarquização de todas as suas atividades, é bem provável que você tenha observado que nem todas as suas atribuições são necessariamente suas.

Algumas atividades estão apenas sob sua supervisão. Então, atenha-se a supervisioná-las e não caia na tentação de realizá-las porque acha que só você pode fazê-las corretamente.

Delegue as tarefas a seus responsáveis e supervisione o andamento de perto. Isso ajudará no desenvolvimento de suas habilidades gerenciais e ainda trará mais tempo livre para atividades mais importantes.

Ponha seu plano em prática

Chegou a hora de colocar seu plano em prática: vá fazendo cada uma das atividades na sequência que você elencou. E não ceda à vontade de fazer outras tarefas que não estejam em sua lista de prioridades: siga à risca o seu planejamento!

Assim, ao fim do dia (ou da semana) você não terá deixado de lado nenhuma das tarefas que eram realmente importantes, e perceberá que ainda sobrou tempo para realizar aquelas que ficaram no fim da lista.

Diga não às distrações

Para alcançar sucesso nessa fase de gerenciamento do tempo, é importante evitar as distrações: evite jogar muito tempo fora com conversas à toa ou passar muito tempo na internet.

Além disso, se organize! Reserve os primeiros minutos do seu dia para responder e-mails e ler as notícias importantes. Feito isso, atenha-se ao seu planejamento e mãos à obra!

Avalie sua estratégia

Mais importante que ter uma estratégia é saber se ela, de fato, funciona. Ou seja, você tem que avaliar se sua organização de tarefas foi mesmo eficaz e levou você a gerenciar melhor o tempo no trabalho.

Para isso, ao final de um período estabelecido (o dia ou a semana), avalie se o seu planejamento funcionou. Se após essa análise você perceber que conseguiu fazer todas as atividades planejadas e ainda sobrou um tempinho extra, parabéns: sinal de que a sua gestão de tempo foi eficiente.

Caso contrário, debruce-se sobre o seu planejamento e tente descobrir em que ponto você errou. Essa é uma etapa importante para melhorar continuamente a sua gestão de tempo.

Viu como é fácil? Com um pouco de dedicação e organização, é possível fazer uma boa gestão de tempo no ambiente de trabalho, aumentando os níveis de produtividade e trazendo melhores resultados para sua empresa.

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